個人情報保護への取り組み | A5 inc（株式会社エイファイブ）

個人情報保護方針

制定日　2020年2月3日
最終改正日　2022年4月1日

株式会社A5（以下「弊社」という）では、『幸せを創るクリエイティブ』として総合コミュニケーション領域を業務とする弊社にとって、皆さまから取得した個人情報は大変重要な資産であることを認識し、適切に取り扱い・保護し、以下の基本方針に基づきコンプライアンスを遵守します。個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

弊社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
弊社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
弊社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
弊社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
個人情報保護マネジメントシステムは、弊社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、弊社のサイト、会社案内等に掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

株式会社A5　代表取締役　林　森三
以上

【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先兼個人情報に関する苦情・相談窓口】

〒150-0013　東京都渋谷区恵比寿1-19-19　恵比寿ビジネスタワー10F
株式会社A5　個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：pms@a-five.co.jp

個人情報の利用目的の公表

保有個人データに関する事項の周知について

株式会社A5（以下「弊社」という）では、保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する保有個人データについて、以下の事項を周知致します。

1.当社の名称及び住所、代表者の氏名

名称：株式会社A5
住所：〒150-0013　東京都渋谷区恵比寿1-19-19　恵比寿ビジネスタワー10F

2.個人情報に関する管理者の氏名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者：株式会社A5 個人情報保護管理部長
メールアドレス：pms@a-five.co.jp

3.保有個人データの利用目的

弊社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
弊社の採用応募の方の個人情報は、採用業務で使用するため
弊社従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため

4.保有個人データに関する苦情の申し出先

保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒150-0013　東京都渋谷区恵比寿1-19-19　恵比寿ビジネスタワー10F
株式会社A5　個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：pms@a-five.co.jp

5.弊社の加入する認定個人情報保護団体について

【認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先】
認定個人情報保護団体の名称
　一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先
　個人情報保護苦情相談室
住所
　〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
電話番号
　03-5860-7565／0120-700-779

6.開示等の手続きについて

開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。
請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。

７.保有個人データ等の安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
(1)組織的安全管理措置

個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

(2)人的安全管理措置

個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

(3)物理的安全管理措置、技術的安全措置

取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
‐媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
‐電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

保有個人データの開示等の請求等に関する手続き

保有個人データについて、「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止」（「開示等の請求等」という）のご請求及び第三者提供記録の開示に関する請求が出来ます。弊社では、次の手順で個人情報の開示等の請求等に対応いたします。

1.開示等の請求等の受付

①下記の宛先までご連絡ください。弊社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、弊社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで郵送またはご持参ください。
〒150-0013　東京都渋谷区恵比寿1-19-19　恵比寿ビジネスタワー10F
株式会社A5　個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：pms@a-five.co.jp
②本人確認のため、以下の書類いずれか1通を①の「所定の用紙」とともに郵送またはご持参ください。
- 運転免許証、パスポート等の公的証明書で本人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする本人の名前および住所が記載されているもの）
- 住民票の写し（開示等の請求等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
③代理人の方が手続きをされる場合は、①の「所定の用紙」、②の「本人確認書類」に加え、以下の、ア）のいずれか一つおよび、イ）の書類も郵送またはご持参ください。
1. ア)代理人の本人確認書類
  - 代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の公的証明書で代理人確認ができるものの写し（開示等の請求等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
  - 代理人の住民票の写し（開示等の請求等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
  - 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
2. イ）代理権を証する書面（委任状など）
  - 本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
  - 本人または代理人を証明する書類は、弊社が入手してから2ヶ月以内に責任を持って廃棄いたします。

2.「開示等の請求等」の手数料及びその徴収方法

利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（弊社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

手数料金額：1,000円

3.検討結果連絡

弊社、社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。

個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送または手渡し等ご希望の方法
個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール
書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
登録されている本人住所に回答文面を郵送する。
登録されている本人のFAX番号に回答文面をFAXする。
登録されている本人のＥメールアドレスに回答文面をメールする。
登録されている本人の電話番号に電話をかけ、口頭にて回答する。

弊社は、保有個人データに該当しないが、本人から求められる利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求などの全てに応じることができる権限を有する個人情報についても、保有個人データと同様に取り扱います。

以上